Import towarów z Chin stanowi dziś fundamentalny element strategii zakupowej tysięcy polskich przedsiębiorstw. Chińskie produkty oferują konkurencyjne ceny i szeroką gamę asortymentową, co czyni je atrakcyjną opcją biznesową. Jednak za finansową opłacalnością kryje się złożony proces księgowy, który wymaga precyzji i dogłębnej znajomości przepisów.
Prawidłowe rozliczenie importu z krajów trzecich to nie tylko obowiązek prawny – to klucz do optymalizacji kosztów importu i uniknięcia dotkliwych sankcji finansowych. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, wartość importu towarów z Chin do Polski przekroczyła w 2024 roku 150 miliardów złotych, co stanowi niemal 13% całego polskiego importu.
Najczęstsze błędy przy księgowaniu importu obejmują:
- Nieprawidłowe ustalenie wartości celnej
- Błędne rozliczenie importu towarów w zakresie podatku VAT
- Pomijanie elementów składowych ceny nabycia
- Niewłaściwe księgowanie różnic kursowych
- Błędy w ewidencji VAT i księgach rachunkowych
Każdy z tych błędów może prowadzić do kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego i dodatkowych obciążeń finansowych. Dlatego zasady księgowania importu wymagają nie tylko znajomości teorii, ale przede wszystkim praktycznego doświadczenia.
Spis treści:
- Etapy procesu importu a moment księgowania importu towarów
- Odprawa celna i rozliczenia podatkowe VAT
- Cło i podatek VAT z Importu towarów – jak prawidłowo zaksięgować?
- Inne ważne kwestie dotyczące zaksięgowania importu towarów – wycena towaru i rozliczenia walutowe
- Sprzedaż towaru i rozliczenie końcowe
- Podsumowanie
Etapy Procesu Importu a moment księgowania importu towarów
Zrozumienie chronologii procedury sprowadzenia towaru z Chin jest fundamentem prawidłowej ewidencji księgowej. Import towarów z Chin to sekwencja powiązanych zdarzeń gospodarczych, z których każde wymaga odpowiedniego odwzorowania w księgach rachunkowych.
Kluczowe etapy importu:
- Faza przygotowawcza – wybór dostawcy, negocjacje, ustalenie warunków dostawy (Incoterms)
- Faza transakcyjna – zamówienie, wpłata zaliczki, wystawienie faktury handlowej
- Faza logistyczna – transport międzynarodowy, list przewozowy, ubezpieczenie ładunku
- Faza celna – odprawa celna, opłacenie należnych zobowiązań podatkowych
- Faza finalna – wprowadzenie towaru handlowego do obrotu, sprzedaż
Zamówienie i Zaliczka
Proces importu rozpoczyna się od nawiązania kontaktu z chińskim dostawcą. Kluczowe znaczenie ma ustalenie warunków Incoterms (International Commercial Terms), które determinują podział kosztów i ryzyka.
Najpopularniejsze warunki Incoterms:
| Termin | Znaczenie | Podział kosztów |
|---|---|---|
| EXW | Towar u sprzedawcy | Kupujący pokrywa wszystkie koszty transportu |
| FOB | Towar załadowany na statek | Sprzedawca do portu załadunku |
| CIF | Koszt, ubezpieczenie, fracht | Sprzedawca do portu przeznaczenia |
| DDP | Dostawa z cłem | Sprzedawca wszystkie koszty |
Po uzgodnieniu warunków dostawca wystawia fakturę proforma, na podstawie której następuje wpłata zaliczki (zwykle 30-50% wartości).
Księgowanie zaliczki: Wn „Rozrachunki z dostawcami” Ma „Rachunek bankowy”
Transport i Spedycja
Wybór spedytora międzynarodowego determinuje czas dostawy oraz strukturę kosztów.
Porównanie opcji transportu z Chin:
| Rodzaj | Koszt | Czas | Zastosowanie |
|---|---|---|---|
| Morski | 2000-4000 USD | 30-45 dni | Duże partie |
| Kolejowy | 4000-6000 USD | 15-20 dni | Kompromis |
| Lotniczy | 5-8 USD/kg | 3-7 dni | Pilne dostawy |
Kluczowe dokumenty transportowe:
- Konosament Morski (B/L) – dowód własności ładunku
- List Przewozowy Lotniczy (AWB) – transport lotniczy
- Lista Pakowa – szczegółowy wykaz zawartości
Księgowanie kosztów transportu: Wn „Towary” (wartość netto) Wn „VAT naliczony” (jeśli polski spedytor) Ma „Rozrachunki z dostawcami”
Koszty transportu oraz ubezpieczenia zwiększają wartość początkową zakupu towarów handlowych.
Odprawa celna i rozliczenia podatkowe VAT
Odprawa celna import towarów to najbardziej newralgiczny etap całego procesu. Statystyki Krajowej Administracji Skarbowej pokazują, że problemy z odprawą celną dotyczą co trzeciego importera rozpoczynającego współpracę z Chinami.
Dokumenty i Procedura Celna
Procedura celna przy imporcie rozpoczyna się w momencie dotarcia towaru do pierwszego punktu wejścia na terytorium UE. Od początku rozpoczęcia procedury importu należy przygotować komplet dokumentacji.
Kluczowe dokumenty celne:
Jednolity Dokument Administracyjny (SAD) – podstawowy formularz zgłoszenia celnego, zawierający:
- Pole 31: Specyfikację towaru z klasyfikacją CN
- Pole 33: Kod towarowy (8-cyfrowy)
- Pole 42: Cena towaru
- Pole 46: Wartość celna
- Pole 47: Wysokość należności celno-podatkowych
Poświadczone Zgłoszenie Celne (PZC) – wydawane przez naczelnika urzędu celnego po pozytywnej weryfikacji i opłaceniu należności. To dokument celny potwierdzający możliwość wprowadzenia towaru do obrotu.
Certyfikat Pochodzenia – kluczowy dla ustalenia stawki celnej w zależności od rodzaju importowanego towaru.
Faktura handlowa – podstawowy dowód zakupu potwierdzający cenę nabycia.
Cło i podatek VAT z Importu towarów – jak prawidłowo zaksięgować?
Należności celno-podatkowe (więcej dowiesz się w tym artykule: https://jwimport.pl/wymagane-dokumenty-cla-i-podatki-przy-imporcie-z-chin-do-polski/) składają się z cła oraz podatku VAT. Ich prawidłowe rozliczenie stanowi fundament zgodności z przepisami.
Księgowanie Cła
Należne cło stanowi element wartości początkowej towaru. Stawki wahają się od 0% do ponad 20% w zależności od klasyfikacji CN.
Podstawa opodatkowania cłem obejmuje:
- Wartość transakcyjną towaru (cena od dostawcy towaru)
- Koszty transportu i ubezpieczenia do granicy UE
- Koszty załadunku i przeładunku
- Należne licencje
Przykład księgowania: Wartość towaru: 50 000 PLN Transport: 5 000 PLN Podstawa celna: 55 000 PLN Stawka cła: 7,5% Wysokość cła: 4 125 PLN
Zapis księgowy: Wn „Towary” – 4 125 PLN Ma „Rozrachunki z Urzędem Celnym” – 4 125 PLN
Księgowanie VAT z Importu towarów
VAT od importu towarów z Chin można rozliczyć na dwa sposoby. Od stycznia 2020 roku przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą stosować procedurę uproszczoną na podstawie art. 33a ustawy o VAT.
Warunki zastosowania procedury uproszczonej:
- Status podatnika VAT czynnego (potwierdzenie zarejestrowania podatnika jako podatnik UE)
- Import we własnym imieniu
- Brak zaległości podatkowych wobec urzędu skarbowego
- Oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej o braku zaległych składek na ubezpieczenie społeczne
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy VAT?
- Standardowy import – z chwilą powstania długu celnego
- Procedura uproszczona – w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym powstał dług celny
Podstawa opodatkowania VAT: Podstawa celna: 55 000 PLN Cło: 4 125 PLN Podstawa opodatkowania: 59 125 PLN VAT 23%: 13 599 PLN
Jak rozliczyć VAT – warianty księgowania:
Wariant A: Standardowa procedura (płatność na granicy) Wn „VAT naliczony” – 13 599 PLN Ma „Rachunek bankowy” – 13 599 PLN
Zapis w rejestrze VAT zakupów następuje w dniu otrzymania faktury lub dokumentu celnego.
Wariant B: Procedura uproszczona (art. 33a) Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie” – 13 599 PLN Ma „Rozliczenie VAT” – 13 599 PLN
W zamiarze rozliczania podatku VAT bezpośrednio w deklaracji VAT (VAT-7/VAT-7K), VAT naliczony jest jednocześnie wykazywany jako należny. To eliminuje konieczność fizycznej zapłaty, co znacząco poprawia płynność finansową. Rozliczenie importu odbywa się wyłącznie księgowo, w momencie wpisania kwot do deklaracji podatkowej.
Odliczenie VAT następuje zgodnie z proporcją sprzedaży opodatkowanej, pod warunkiem wykorzystania towaru do czynności opodatkowanych dla celów VAT. Zapis pojawia się zarówno w rejestrze VAT zakupów, jak i rejestrze VAT sprzedaży.
Koszty Agencji Celnej i Inne Opłaty
Usługi agencji celnej obejmują reprezentację przed organami celnymi i przygotowanie dokumentacji. Na podstawie otrzymanej faktury księgujemy te koszty.
Cennik usług agencji celnej:
- Zgłoszenie celne: 150-300 PLN
- Reprezentacja: 100-200 PLN
- Doradztwo: 200-500 PLN
- Obsługa certyfikatów: 50-200 PLN
Księgowanie kosztów agencji: Wn „Towary” lub „Koszty rodzajowe” Wn „VAT naliczony” Ma „Rozrachunki z dostawcami”
Pierwszy wariant jest częściej stosowany, gdyż koszty są bezpośrednio związane z nabyciem towaru.
Inne ważne kwestie dotyczące zaksięgowania importu towarów – wycena towaru i rozliczenia walutowe
Ustalanie Wartości Początkowej Towaru
Wartość początkowa towaru z importu z Chin (zapoznaj się z naszą ofertą: https://jwimport.pl/) to suma wszystkich kosztów bezpośrednio związanych z nabyciem i przygotowaniem towaru do sprzedaży.
Składniki wartości początkowej:
- Cena zakupu (netto od dostawcy)
- Cło importowe
- Koszty transportu do miejsca przeznaczenia
- Ubezpieczenie ładunku
- Usługi agencji celnej
- Opłaty dodatkowe (magazynowanie, certyfikaty)
NIE wlicza się:
- VAT naliczony (do odliczenia VAT)
- Różnice kursowe
- Rabaty otrzymane po zakupie
- Koszty marketingu
Przykład wyceny:
| Pozycja | Kwota (PLN) |
|---|---|
| Cena zakupu | 50 000 |
| Transport | 5 000 |
| Ubezpieczenie | 800 |
| Cło | 4 185 |
| Agencja celna | 450 |
| Wartość początkowa | 60 435 |
Ta wartość stanowi koszt zakupu towarów i będzie podstawą obliczenia kosztu własnego przy sprzedaży.
Księgowanie Faktur Walutowych i Różnic Kursowych
Faktura w walucie obcej wymaga przeliczenia na PLN według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury.
Przykład przeliczenia: Faktura: 12 000 USD Data wystawienia: 15.10.2025 Kurs z 14.10.2025: 4,00 PLN/USD Wartość do księgowania: 48 000 PLN
Zapis w momencie otrzymania faktury: Wn „Rozrachunki z dostawcami” – 48 000 PLN Ma „Towary” – 48 000 PLN
Różnice kursowe powstają, gdy kurs w dniu płatności różni się od kursu z dnia księgowania.
Dodatnie różnice kursowe:
- Zobowiązanie: 48 000 PLN
- Płatność: 47 400 PLN (kurs 3,95)
- Różnica: 600 PLN
Wn „Rozrachunki” – 48 000 PLN Ma „Rachunek bankowy” – 47 400 PLN Ma „Przychody finansowe” – 600 PLN
Ujemne różnice kursowe:
- Zobowiązanie: 48 000 PLN
- Płatność: 48 720 PLN (kurs 4,06)
- Różnica: 720 PLN
Wn „Rozrachunki” – 48 000 PLN Wn „Koszty finansowe” – 720 PLN Ma „Rachunek bankowy” – 48 720 PLN
Różnice kursowe nie wpływają na wartość towaru – są rozliczane jako przychody/koszty finansowe w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Sprzedaż towaru i rozliczenie końcowe
Po dokonaniu importu i wprowadzeniu towaru na magazyn następuje sprzedaż.
Wydanie z magazynu: Wn „Koszt własny sprzedanych towarów” – 60 435 PLN Ma „Towary” – 60 435 PLN
Wystawienie faktury sprzedaży: Cena netto: 85 000 PLN + VAT 23%
Wn „Rozrachunki z odbiorcami” – 104 550 PLN Ma „Przychody ze sprzedaży” – 85 000 PLN Ma „VAT należny” – 19 550 PLN
Faktura trafia do rejestru VAT sprzedaży.
Wynik na sprzedaży:
- Przychód: 85 000 PLN
- Koszt własny: 60 435 PLN
- Zysk brutto: 24 565 PLN
- Marża: 28,9%
Import towarów z Chin – jak zaksięgować?: Podsumowanie
Aby skutecznie przeprowadzić skuteczny import towarów z Chin, konieczna jest kompleksowa wiedza o:
✓ Księgowaniu wszystkich składników wartości zakupionych towarów
✓ Rozliczeniu należnych zobowiązań podatkowych (cło i VAT)
✓ Zastosowaniu procedury uproszczonej podatku VAT (art. 33a) dla optymalizacji płynności
✓ Prawidłowym przeliczaniu walut i rozliczaniu różnic kursowych
✓ Kompletnej dokumentacji celnej
Kluczowe zasady:
- Czynny podatnik VAT może stosować procedurę uproszczoną
- Kwoty należnych wpłat cła i VAT zwiększają wartość towaru
- VAT z importu w deklaracji VAT bez fizycznej zapłaty
- Różnice kursowe jako koszty/przychody finansowe
- Wartość początkowa = koszt zakupu towarów + transport + cło + inne koszty
Źródła wykorzystane w artykule:
- Vademecum Księgowego – „Import towarów z Chin w księdze rachunkowej”, http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,1372,0,23245,import-towarow-z-chin-w-ksiedze.html
- Portal Gov.pl – „Rząd przyjął projekt deregulacji skierowany do przedsiębiorców, który dotyczy rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów”, https://www.gov.pl/web/finanse/rzad-przyjal-projekt-deregulacji-skierowany-do-przedsiebiorcow-ktory-dotyczy-rozliczania-podatku-vat-z-tytulu-importu-towarow-bezposrednio-w-deklaracji-podatkowej