Planujesz duże zamówienie z Chin, ale obawiasz się, że bez sprawdzenia próbek wydasz tysiące złotych na produkty, które nie spełnią Twoich oczekiwań? Sprowadzenie próbek testowych to niezbędny krok, ale wielu początkujących importerów rezygnuje z niego przez obawę przed skomplikowaną odprawą celną i nieprzewidywalnymi kosztami. W tym poradniku dowiesz się krok po kroku, jak legalnie sprowadzić próbki z Chin, ile zapłacisz za VAT i cło, oraz jak uniknąć najczęstszych pułapek celnych.
Dlaczego próbki przed zamówieniem są niezbędne?
Kontrola jakości przed zamówieniem hurtowym to jedyna pewna metoda weryfikacji produktu z Chin. Zdjęcia od producenta na platformach B2B nie pokażą Ci rzeczywistej jakości materiałów, precyzji wykonania ani zgodności z normami UE. Według danych Eurostat, 67% małych i średnich importerów z UE zamawia próbki przed pierwszym dużym zamówieniem z Azji[1].
Fizyczne próbki pozwalają sprawdzić certyfikaty i oznakowania (CE, RoHS), zbadać trwałość produktu oraz ocenić, czy partner z Chin rozumie Twoje wymagania. Kontrola przed wysyłką na małą skalę kosztuje 200-500 zł, ale może uchronić Cię przed stratą 20-50 tys. zł na wadliwym zamówieniu głównym. Zamów 5-10 sztuk z różnych partii produkcyjnych, przetestuj w warunkach rzeczywistego użytkowania i porównaj z konkurencją.
Próbki komercyjne vs niekomercyjne – kluczowa różnica dla celników
Czym różnią się próbki w oczach urzędu celnego?
Kwestie VAT i cła przy sprowadzaniu próbek z Chin zależą przede wszystkim od klasyfikacji celnej przesyłki. Próbki niekomercyjne to produkty bez wartości handlowej, przeznaczone wyłącznie do oceny przed zamówieniem – mogą korzystać z uproszczeń celnych. Próbki komercyjne mają wartość rynkową i podlegają standardowym procedurom, jak każdy towar.
Kluczowa różnica pojawia się w deklaracji celnej CN22 (do 425 EUR) lub CN23 (powyżej tej kwoty). Oznaczenie „commercial samples – no commercial value” może zwolnić Cię z cła, jeśli próbki zostaną zniszczone po testach lub odesłane do kraju pochodzenia. Jednak chiński dostawca musi wystawić proforma invoice z wartością symboliczną (np. 1 USD za sztukę) i adnotacją o przeznaczeniu testowym.
Praktyczny przykład z rynku
Jak wyjaśnia Paweł Łukasik (prezes firmy JWImport), bezpośredni importer z Chin z 15 letnim doświadczeniem: „Najczęstszy błąd to zamawianie próbek bez wcześniejszego ustalenia z dostawcą wartości deklarowanej w dokumentach. Próbka warta 5 USD w Chinach może być zadeklarowana jako 50 USD, co automatycznie generuje niepotrzebne koszty celne dla importera.”
Ile zapłacisz? VAT, cło i próg bezcłowy 150 EUR
Szczegółowa kalkulacja kosztów
Wartość celna towaru (podstawa opodatkowania VAT) obejmuje cenę próbek, koszt transportu międzynarodowego i ubezpieczenie. Od 1 lipca 2021 VAT importowy 23% płacisz od każdej przesyłki, bez względu na wartość. Próg bezcłowy 150 EUR dotyczy wyłącznie cła i obowiązuje dla większości towarów, ale nie wszystkich – tekstylia, elektronika czy obuwie mogą wymagać cła nawet poniżej tego progu[2].
Przykład rzeczywistej kalkulacji:
Wartość próbek: 120 EUR
Transport kurierski: 30 EUR
Wartość celna: 150 EUR
- Cło: 0 EUR (poniżej progu 150 EUR dla danego kodu CN)
- VAT: 34,50 EUR (23% × 150 EUR)
- Opłata DHL za odprawę: 8 EUR
SUMA: 42,50 EUR (ok. 185 zł)
Gdyby wartość celna wyniosła 200 EUR przy kodzie CN wymagającym cła 12% (np. elektronika), doszłoby jeszcze 24 EUR cła.
→ Chcesz poznać szczegóły wszystkich opłat celnych i podatkowych? Sprawdź nasz kompletny przewodnik: Wymagane dokumenty, cła i podatki przy imporcie z Chin do Polski.
Jak zaksięgować otrzymane próbki?
W księgowości próbki trafiają do kosztów uzyskania przychodu jako „koszty badań przedwdrożeniowych” lub „koszty reprezentacji i reklamy”. VAT importowy możesz odliczyć w JPK_V7, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i próbki służą działalności opodatkowanej.
Dokumenty do odprawy celnej próbek – co przygotować przed wysyłką?
Lista niezbędnych dokumentów
Odprawa celna próbek wymaga kompletnej dokumentacji. Podstawowe dokumenty to:
- Deklaracja celna – CN22 (do 425 EUR) lub CN23 (powyżej 425 EUR)
- Proforma invoice – wystawiona przez chińskiego producenta z opisem produktu, wartością i adnotacją „samples for quality testing – not for resale”
- Packing list – lista zawartości przesyłki ze szczegółami (ilość, waga, wymiary)
- Certificate of Origin – certyfikat pochodzenia potwierdzający kraj produkcji (opcjonalnie, ale zalecane)
- Numer EORI – identyfikator operatora gospodarczego w UE
EORI – czy jest obowiązkowy?
Jeśli nie posiadasz numeru EORI, kurier międzynarodowy (DHL, FedEx, UPS) może załatwić odprawę w Twoim imieniu za 25-50 zł dodatkowej opłaty. Uwaga: kurier używa wtedy swojego EORI i formalnie to on jest importerem, nie odbiorca przesyłki. Może to mieć konsekwencje prawne przy reklamacjach lub kontrolach skarbowych.
Jeśli planujesz regularne przywożenie towarów z Chin, lepiej uzyskać własny numer EORI – jest darmowy i można go wygenerować w 1-3 dni robocze przez stronę Krajowej Administracji Skarbowej[3].
→ Nie wiesz, jak uzyskać EORI? Przeczytaj nasz szczegółowy poradnik: Numer EORI – co to jest i dlaczego jest ważny w handlu międzynarodowym.
Krok po kroku: Jak zamówić i odebrać próbki z Chin?
Negocjacje z dostawcą
Darmowe próbki z Chin są możliwe, jeśli pokryjesz koszt transportu (80-150 zł kurierem ekspresowym). Niektórzy producenci na Alibaba oferują 2-3 próbki gratis dla potencjalnych klientów planujących zamówienie minimalne 500-1000 USD. Zawsze pytaj o możliwość rabatu lub zwrotu kosztów próbek przy realizacji zamówienia głównego.
Porównanie metod transportu
| Metoda | Koszt | Czas dostawy | Odprawa celna | Tracking |
|---|---|---|---|---|
| DHL/FedEx/UPS | 100-180 zł | 3-5 dni | Załatwia kurier | Tak, pełny |
| Poczta chińska | 20-50 zł | 15-45 dni | Samodzielna | Ograniczony |
| Spedytor/forwarder | 60-120 zł | 7-14 dni | Wsparcie agenta | Tak |
Timeline standardowy: 1-2 dni przygotowanie u dostawcy + 3-5 dni transport + 1-3 dni odprawa celna = 5-10 dni od zamówienia do odbioru (kurier ekspresowy).
Według danych Krajowej Administracji Skarbowej, średni czas odprawy celnej przesyłek kurierskich z Azji to 24-72 godziny robocze[3].
Tracking i odbiór
Po nadaniu przesyłki otrzymasz numer trackingowy – śledź go w systemie kuriera. Jeśli przesyłka zostanie zatrzymana przez urząd celny do kontroli, otrzymasz powiadomienie SMS lub email z prośbą o uzupełnienie dokumentów. W przypadku poczty chińskiej możesz być wezwany osobiście do urzędu celnego z dokumentami potwierdzającymi zakup.
Najczęstsze problemy i jak ich uniknąć
Problem 1: Przesyłka zatrzymana na granicy
Przyczyna: Błędna klasyfikacja kodu CN, zawyżona/zaniżona wartość celna lub oznaczenie próbek jako „gift” zamiast „commercial samples”.
Rozwiązanie: Nigdy nie oznaczaj próbek jako prezent – celnik może uznać to za próbę uchylenia się od cła. Zawsze używaj opisu „samples for business purposes”. Jeśli przesyłka zostanie zatrzymana, niezwłocznie dostarczy brakujące dokumenty do urzędu celnego – wydłużenie procedury może kosztować Cię dodatkowe 50-100 zł za magazynowanie.
Poznaj nasze realizacje!
Problem 2: Zbyt wysoka wartość w deklaracji
Chiński dostawca może zawyżyć wartość próbek w dokumentach (dla celów ubezpieczeniowych), co automatycznie zwiększa Twoje koszty VAT i cła. Przed wysyłką wynegocjuj wartość symboliczną dla próbek testowych i poproś o odpowiedni wpis w proforma invoice.
Problem 3: Brak numeru EORI
Kara za fałszywą deklarację celną lub uchylanie się od należności to 180-720 zł plus docelne podatki i kary odsetkowe. Nie warto ryzykować dla oszczędności 50 zł na opłacie kurierskiej.
Temporary admission – warunkowe zwolnienie
Jeśli planujesz odesłać próbki do Chin po testach lub zniszczyć je pod nadzorem celnym, możesz skorzystać z procedury temporary admission (przywóz czasowy) z zawieszeniem VAT i cła. Wymaga to zgłoszenia do urzędu celnego przed importem, ale pozwala zaoszczędzić wszystkie opłaty[4].
Disclaimer prawny
Ważne: Przepisy celne mogą się różnić w zależności od konkretnego kodu CN towaru oraz aktualnych umów handlowych UE. Zawsze sprawdź aktualną stawkę celną na stronie Krajowej Administracji Skarbowej (podatki.gov.pl) lub w bazie TARIC (ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/taric). Informacje w artykule mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej ani celnej.
Praktyczne narzędzia dla importerów
Przed podjęciem decyzji o zamówieniu głównym, upewnij się że sprawdziłeś:
✓ Jakość materiałów i wykończenia
✓ Zgodność z opisem i dokumentacją techniczną
✓ Certyfikaty wymagane na rynek EU (CE, RoHS)
✓ Znakowanie produktu (etykiety, kody kreskowe)
✓ Opakowanie i jego stan po transporcie
Jeśli szukasz wsparcia w kontroli próbek jeszcze przed wysyłką z Chin, możesz skorzystać z usług firm z własnymi magazynami w Azji – np. JEWELRY & WATCHES Sp. z o.o. (JWImport – Import z Chin) z 15-letnim doświadczeniem oferuje konsolidację przesyłek i inspekcję jakości na miejscu w Chinach.
Masz pytania o import próbek lub procedury celne? Wyślij zapytanie w formularzu poniżej!
Przypisy: [1] Eurostat Trade Database, 2024
[2] Rozporządzenie Komisji (UE) nr 1186/2009
[3] Krajowa Administracja Skarbowa, www.podatki.gov.pl
[4] Ustawa o VAT, Art. 22 ust. 1 pkt 3